Meeting room merupakan ruangan yang disediakan untuk melakukan rapat tertentu. Wajar saja jika fasilitas meeting room juga sangat lengkap agar rapat yang diselenggarakan bisa berjalan dengan baik.
Ruangan seperti ini sangat mudah dijumpai di lingkungan perkotaan seperti Jakarta. Ruangan-ruangan tersebut disewakan guna menyelenggarakan kegiatan tertentu.
Bahkan bukan hanya untuk mengadakan rapat saja, akan tetapi ruangan ini juga kerap dimanfaatkan untuk berbagai macam kegiatan penting lainnya.
Kegiatan tersebut juga beragam seperti diskusi, makan siang bersama klien perusahaan, workshop hingga brainstorming. Tidak jarang juga yang menggunakan ruangan ini untuk bersantai bersama.
Sebagai salah satu ruangan yang sangat penting digunakan dan banyak disewakan, meeting room dibuat dengan sejumlah fasilitas memadai. Beberapa fasilitas yang melengkapi ruangan ini diantaranya:
Contents
1. Koneksi Wifi yang Bagus
Hidup di masa modern dan serba berbau teknologi, tentu membutuhkan koneksi wifi yang bagus. Hal ini karena koneksi internet sangat penting untuk melakukan berbagai macam aktivitas.
Terutama untuk urusan bisnis dan pekerjaan kantoran tentu sangat membutuhkan koneksi internet yang bagus. Hal ini tampaknya sudah tidak bisa dipungkiri lagi.
Ketika materi meeting ditampilkan, tidak jarang yang membutuhkan koneksi internet untuk presentasi. Misalnya, untuk mengakses data, melakukan follow up email hingga video call tertentu.
Bahkan hanya sekedar untuk menemukan referensi di internet pastinya tetap membutuhkan koneksi internet. Apalagi untuk urusan brainstorming.
2. Akses Listrik Harus Memadai
Suatu meeting room harus memiliki akses listrik yang memadai. Hal ini karena ketika meeting berlangsung, maka banyak barang elektronik membutuhkan listrik.
Misalnya, proyektor, laptop, microphone, sound system hingga charger gadget. Fasilitas meeting room ini benar-benar harus dipastikan cukup.
Bayangkan saja jika akses listrik tidak mencukupi ketika meeting berlangsung? Tentu saja hal tersebut hanya akan membuat acara berantakan dan kacau.
Bukannya lekas selesai, akan tetapi justru bisa semakin tak terarah. Maka dari itu, penting sekali untuk memilih meeting room yang mempunyai akses listrik memadai.
3. Papan Tulis, Spidol dan Penghapus
Demi kegiatan di dalamnya bisa berjalan dengan lancar, suatu meeting room perlu menyediakan fasilitas spidol, papan tulis serta penghapus. Alat tulis seperti ini sangat penting ada dalam ruangan meeting.
Jadi, ketika rapat atau brainstorming bukan hanya kertas dan pulpen saja yang dibutuhkan untuk mencatat materi. Akan tetapi juga ada papan tulis, spidol dan penghapus.
Apabila tidak ada alat tulis tersebut tentu akan sangat sulit untuk mencatat materi meeting yang berlangsung. Bahkan meeting akan terasa makin sulit dilakukan.
Di samping itu, penting juga untuk menyiapkan spidol cadangan. Hal ini untuk mengantisipasi spidol habis ketika meeting sedang berjalan.
4. Proyektor
Suatu meeting room perlu menyediakan fasilitas proyektor. Tanpa proyektor, lantas bagaimana bisa menyampaikan serta mempresentasikan materi dengan baik?
Jadi, dapat dikatakan bahwa proyektor merupakan fasilitas paling krusial untuk menyelenggarakan meeting tertentu. Fasilitas ini tidak boleh dianggap sepele.
Perlu diingat bahwa dalam memilih proyektor yang ideal untuk meeting perlu mencermati sisi modern kecanggihannya. Pastikan proyektor tersebut bisa digunakan untuk semua merek laptop.
Pilih proyektor yang mudah dioperasikan, bisa dijadikan media interaksi yang bagus serta sangat leluasa untuk mendapatkan perhatian dari para audiens.
5. Penutup Jendela
Fasilitas meeting room berikutnya yang sangat penting ada ialah penutup jendela. Penutup jendela atau gorden tentu akan memberikan kenyamanan kepada peserta selama meeting berlangsung.
Fasilitas ini pastinya sangat penting, terutama pada acara meeting khusus dan bersifat tertutup. Dengan adanya penutup jendela, maka suasana akan terkesan lebih privat.
Pilihlah meeting room yang mampu memberikan fasilitas penutup jendela yang cukup ideal untuk mengadakan acara penting tertentu.
Pastikan model gorden dan warnanya tidak akan membuat perhatian audiens justru teralih atau salah fokus dari pemberi materi.
Jenis-jenis gorden yang ideal untuk suatu meeting room diantaranya rod pocket, goblet, cubicle, ripple fold, tailored pleat, pinch pleat, inverted pleat dan grommet.
6. Mesin Fotokopi
Fasilitas meeting room berikutnya yang tidak kalah penting disediakan ialah mesin fotokopi. Meskipun barang ini tidak terlalu krusial, akan tetapi barang ini tetap dibutuhkan untuk meeting.
Mesin fotokopi akan sangat bermanfaat untuk memperbanyak materi presentasi. Jadi, jika sewaktu-waktu ada kekurangan salinan materi yang hendak dibagikan ke audiens, maka bisa langsung diperbanyak.
Cara ini tentu sangat praktis dan tidak akan membuang banyak waktu sehingga meeting bisa berjalan lancar seperti semula.
Bahkan mesin fotokopi seperti ini juga bisa menjadi solusi jika pemateri lupa memperbanyak materi yang akan disampaikan ke audiens.
7. Keamanan Jelas Terjamin
Fasilitas ini juga sangat penting diperhatikan. Apabila ingin memilih meeting room, maka pilihlah yang sudah jelas sisi keamanannya.
Saat keamanan terjaga, maka kenyamanan meeting juga akan sangat baik. Sistem keamanan yang perlu diperhitungkan bisa dilihat dari penempatan CCTV.
Untuk meeting room yang baik, maka penempatan CCTV perlu diletakkan di tempat-tempat yang strategis. Misalnya, pos penjagaan, pintu masuk, setiap sudut ruangan dan sebagainya.
Pastikan juga di luar ruangan tersebut ada petugas keamanan yang siap memeriksa barang bawaan pengunjung atau tamu yang hendak masuk.
8. Lokasi Strategis
Lokasi yang strategis juga sangat penting dipertimbangkan ketika memilih meeting room. Apabila ruangan tersebut berada di lokasi jalan yang bebas aturan, tentunya akan sangat mudah dikunjungi nantinya.
Tamu dan pengunjung bisa dengan mudahnya mengakses lokasi meeting nantinya. Terlebih jika meeting room tersebut ada di Google Maps.
Tamu dan pengunjung pasti bisa langsung mengaksesnya dengan mudah. Tidak perlu risau lagi kesasar atau sulit menemukan tempatnya.
Hanya dengan bermodalkan HP saja, mereka sudah bisa lekas sampai ke lokasi meeting dengan cepat dan terarah.
Fasilitas meeting room tentu perlu dipertimbangkan ketika ingin memilih ruangan tersebut. Hal ini dilakukan agar acara di dalamnya bisa berjalan dengan lancar.