Meeting room adalah ruangan yang tidak asing lagi saat ini. Ruangan semacam ini sering didapati di banyak tempat, seperti kantor, sekolah, perguruan tinggi, restoran, hingga hotel. Ruang meeting sengaja disediakan untuk tempat berkumpul.
Umumnya, semacam ini tersedia dalam ukuran yang bervariasi, tergantung pada pemiliknya. Ditawarkan dengan sistem reservasi atau digunakan langsung apabila tersedia. Beberapa pemilik ruangan terkadang menawarkan berbagai paket untuk menarik customer.
Contents
Arti Meeting Room
Meeting Room adalah ruangan yang dibuat secara khusus untuk tempat kepentingan perkumpulan, rapat formal, hingga diskusi. Mereka yang berkumpul di meeting room, biasanya memiliki pembahasan khusus hingga rahasia. Ruangan dibuat untuk kapasitas orang tertentu dan difasilitasi dengan berbagai perangkat elektronik.
Fungsi Meeting Room
Lalu, apa fungsi meeting room? Meeting room bukan hanya sekadar ruang tempat berkumpulnya orang-orang tetapi memiliki beberapa fungsionalitas untuk menunjang kepentingan-kepentingan tertentu.
1. Wawancara
Salah satunya adalah wawancara. Perusahaan atau lembaga yang belum memiliki kantor seringkali menggunakan meeting room agar dapat bertatap muka langsung dengan pelamar. Penggunaan meeting room dapat memfasilitasi mereka secara privat dan tidak terlihat oleh banyak orang.
2. Pertemuan Sosial
Kegiatan yang paling sering diadakan di ruangan ini adalah rapat dan diskusi, baik secara formal maupun informal. Pertemuan yang diadakan dalam ruangan semacam ini, dilakukan dengan tujuan untuk menemukan kenyamanan dan mereka dapat mengobrol mengenai hal-hal penting.
3. Workspace
Ruangan yang dikhususkan untuk bekerja atau mengerjakan tugas, umumnya memiliki ukuran yang berbeda-beda. Mulai dari ruangan besar untuk berkelompok hingga ruangan kecil untuk individu. Tempat-tempat semacam ini tidak hanya menyediakan ruangan, tetapi juga menawarkan makanan.
Apa Saja Fasilitas Meeting Room?
Orang-orang yang menggunakan meeting room untuk rapat, diskusi, dan bekerja secara berkelompok, tidak perlu membawa banyak barang untuk keperluan rapat. Mereka hanya perlu membawa laptop atau ponsel pintar dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
1. Layar Proyeksi atau Papan Tulis Pintar
Meeting room adalah ruangan yang diciptakan untuk membicara mengenai suatu hal. Untuk memudahkan diskusi suatu kelompok, maka ruangan semacam ini menyediakan layar proyeksi untuk menyorot dokumen dan papan tulis pintar tanpa spidol maupun penghapus.
2. Sistem Audio
Sistem audio biasanya tersedia pada meeting room dengan ukuran yang besar. Umumnya, ruangan semacam ini digunakan konferensi dan rapat dengan anggota yang cukup banyak. Sistem audio itu dapat bervariasi, seperti mikrofon nirkabel, mikrofon di atas meja, dan lain sebagainya.
3. Tempat Duduk
Tempat duduk dalam ruangan meeting berbeda dengan tempat duduk di kafe. Pemilik meeting room biasa menyediakan kursi dengan bantalan, beroda, dan dapat diputar 360 derajat. Pengaturannya pun disesuaikan, seperti diletakkan mengelilingi meja panjang besar atau meja bundar kecil.
4. Sistem Konferensi Video
Beberapa tempat meeting room juga memfasilitasi ruangannya dengan sistem konferensi video. Fasilitas ini sangat menunjang perusahaan-perusahaan untuk melakukan panggilan zoom. Dengan begitu, mereka dapat mengurangi biaya perjalanan dan pekerjaan tetap dapat terselesaikan.
5. AC dan Pencahayaan
Untuk menunjang kenyamanan selama berkegiatan, meeting room juga kerap dilengkapi dengan AC dan pencahayaan, baik itu alami maupun buatan. Ruangan besar dengan udara yang panas dan pencahayaan yang buruk hanya akan membuat mengganggu kinerja masing-masing anggota.
Manfaat Meeting Room
Banyaknya meeting room yang tersedia di tengah, mencerminkan eksistensi dan tingginya kebutuhan akan ruang privat. Penggunaan meeting room dengan sistem sewa yang masih terus berjalan menunjukkan sederet manfaat yang bisa didapat dari ruangan semacam ini.
Mulai dari mampu meningkatkan produktivitas karyawan, mendukung kolaborasi dan komunikasi yang efektif, mengoptimalkan sumber daya dengan lebih mudah, menambah pengalaman karyawan, diam dan tenang, menjamin privasi, dan lain sebagainya.
Tips Memilih Meeting Room Terbaik
Ada beberapa tips yang harus diperhatikan agar bisa mendapatkan meeting room terbaik. Mulai dari ukuran dan kapasitas, tata letak dan fleksibilitas ruangan, peralatan teknologi,aksesibilitas, katering, dan profesionalisme vendor.
Cara Efektif Menggunakan Meeting Room
Penggunaan meeting room tidak akan efektif jika karyawan menyia-nyiakan kesempatan sewa tersebut. Oleh karena itu, penting untuk memberitahu mereka agar biaya yang dikeluarkan tidak sia-sia. Untuk membuat penggunaan meeting room efektif, diperlukan beberapa hal.
Pertama, pastikan untuk memesannya jauh-jauh hari, pesan meeting room sesuai kebutuhan, informasikan lokasi dan jam sewa kepada semua karyawan, datanglah ke ruangan dalam keadaan siap dan sesuai waktu persewaan, dan gunakan waktu sebaik-baiknya.
Meeting room adalah ruangan khusus yang digunakan sebagai tempat kumpul. Tersedia dalam berbagai ukuran dan dilengkapi dengan fasilitas yang dapat menunjang kenyamanan selama melangsungkan kegiatan. Cocok untuk melangsungkan rapat, diskusi, bekerja, dan wawancara.
